Miten lahjakorttien elinkaaren hallinta automatisoidaan ja käännetään kasvuksi?

Monelle ketjulle ja franchise-organisaatiolle lahjakortit ovat tärkeä osa myyntiä. Samalla niiden hallinta voi muodostua yllättävän työlääksi.

Perinteiset fyysiset lahjakortit sitovat pääomaa ja vaativat jatkuvaa logistista hallintaa: tilaamista, varastointia ja jakelua eri toimipisteisiin. Suurin liiketoimintahaaste ei kuitenkaan liity itse kortin myyntiin, vaan sen elinkaaren hallintaan. Kun mukaan lasketaan lunastusten manuaalinen raportointi, yrittäjäkohtaiset hyvitykset sekä taloushallinnon kuunvaihteen täsmäytykset, kasvaa hallinnollinen työmäärä usein hallitsemattomaksi.

Manuaalisesta lahjakorttiprosessista digitaaliseen hallintaan

Monissa ketjuissa ja usean toimipisteen yrityksissä lahjakorttien hallinta perustuu edelleen fyysisiin kortteihin ja manuaalisiin prosesseihin. Lahjakortit täytyy tilata, varastoida, toimittaa toimipisteisiin ja seurata niiden käyttöä erillisillä raporteilla. Mitä laajempi toimipaikkaverkosto on, sitä enemmän aikaa ja resursseja prosessi sitoo.

Haasteet korostuvat erityisesti ketju- ja franchise-liiketoiminnassa. Kun lahjakortteja lunastetaan eri toimipisteissä, on tiedot koottava yhteen, täsmäytettävä ja hyvitykset laskettava oikeille yrittäjille tai toimipaikoille. Manuaaliset työvaiheet lisäävät virheiden riskiä, hidastavat raportointia ja kuormittavat sekä yrittäjiä että taloushallintoa.

Digitaalinen lahjakorttijärjestelmä automatisoi koko prosessin. Lahjakorttien myynti, toimitus, lunastukset ja raportointi tapahtuvat samassa järjestelmässä, jolloin kaikki tapahtumat kirjautuvat reaaliaikaisesti. Yritys saa ajantasaisen näkymän lahjakorttimyyntiin, lunastuksiin ja toimipaikkakohtaisiin tapahtumiin ilman manuaalista tietojen keräämistä tai täsmäyttämistä.

Tämän ansiosta lahjakorttien hallinnointi muuttuu operatiivisesta työstä liiketoimintaa tukevaksi työkaluksi.

Esimerkkejä käytännöstä

Robert's Coffee hyödynsi digitaalista lahjakorttiratkaisua automatisoidakseen koko ketjun lahjakorttiprosessin. Samalla supistui tarve fyysisten lahjakorttien logistiikalle sekä franchise-yrittäjien ja emoyhtiön väliselle manuaaliselle raportoinnille.

Toinen hyvä esimerkki on Tampereella ja Pirkanmaalla toimiva ravintolaketju Ståhlberg halusi uudistaa lahjakorttikokemuksen tekemällä lahjakorttien ostamisesta, lähettämisestä ja käytöstä asiakkaalle mahdollisimman helppoa. Samalla digitaalinen lahjakorttiratkaisu keskitti myynnin, lunastukset ja raportoinnin yhteen järjestelmään, mikä vähensi manuaalista työtä ja toi reaaliaikaisen näkyvyyden lahjakorttiliiketoimintaan.

Reaaliaikainen hallinta tuo läpinäkyvyyttä

Digitaalinen lahjakorttien hallintapi automatisoi koko prosessin.

Kaikki lahjakorttien ostot, toimitukset ja lunastukset kirjautuvat järjestelmään reaaliajassa, jolloin ketju saa ajantasaisen näkymän liiketoimintaansa ilman erillisiä raportointikierroksia.

Hallintaportaalista voidaan seurata esimerkiksi:

Vähemmän hallinnointia – enemmän aikaa liiketoimintaan

Digitaalinen lahjakortti ei ratkaise ainoastaan asiakkaan ostokokemusta. Sen suurin hyöty syntyy yrityksen sisäisissä prosesseissa.

Kun lahjakorttien myynti, toimitus, lunastukset ja raportointi hoidetaan samassa järjestelmässä, vähenevät manuaaliset työvaiheet, raportointivirheet ja hallinnollinen työ merkittävästi.

Tuloksena on tehokkaampi lahjakorttiprosessi, parempi näkyvyys liiketoimintaan ja enemmän aikaa keskittyä siihen, mikä on tärkeintä – asiakkaiden palvelemiseen ja myynnin kasvattamiseen.